Proceso de costeo de bienes de cambio

EN DESARROLLO

Introducción

El presente documento detalla el proceso de contabilización de movimientos de inventarios de bienes de cambio, abarcando compras, ventas, ajustes y producción. Es aplicable a la mayoría de empresas que se dedican a la compra-venta de productos y/o a la producción de los mismos. El proceso esta diseñado para ser ejecutado automáticamente a fin de cada periodo de control que establezca la empresa (mensual, cuatrimestral, semestral, anual, etc), y establece puntos de control interno.

Establecimiento de la necesidad

En los más de 20 años de experiencia trabajando con pequeñas y mediana empresa del país, implementado sistemas ERP, detectamos la necesidad de acortar los plazos de emisión de cuadros de resultados reales, para le mejor toma de decisiones. El problema mas grande para lograrlo es la valuación de lo bienes de cambio de la empresa, que representan (en parte) el costo de los bienes vendidos. En Master Solutions, desarrollamos e implementamos con éxito, un proceso de costeo automático, que es independiente de la forma de valuación de los productos que haya seleccionado al empresa, y que abarca diferentes formas de comercialización.

Objetivos

• Obtener a fin de cada período de control contable, un reporte de gestión de inventarios valorizado, que concuerde con los datos contables expresado en las cuentas que representan bienes de cambio y de esta forma poder obtener un resultado operativo en dicho periodo,
• Establecer un mecanismo para obtener la deuda real mantenida con los proveedores, por la adquisición de bienes de cambio y/o materias primas.
• Determinar la rentabilidad contable de las ventas, en funaión al costo contable de los bienes y no en función al costo comercial de los mismos.
• Observar estos objetivos, en la contabilidad, y no como simples reportes de gestión.

Ejemplo planteado

El ejemplo a tener en cuenta, contempla una empresa que comercializa productos, los cuales adquiere en pesos, dólares o cualquier otra moneda extranjera. También produce algunos de ellos, y la modalidad de compra y venta puede contener operaciones anticipadas. Solo para el ejemplo, no tendremos en cuenta comprobantes como, presupuestos, notas de pedidos, requerimientos, pedidos de cotización, ya que si bien son importantes para el control interno, no son tan importantes a la hora del costeo de productos. De todos modos haremos referencia a ellos según nos sea necesaria.

Definiciones

• Operaciones Normales
  • Definimos como operaciones normales de ventas, a aquellas en donde en el proceso básicamente es primero se remite y luego se factura, con variantes de emisión de presupuesto, nota de pedido, etc.
  • Las operaciones normales de compras, son aquellas donde se recibe primero la mercadería y luego la factura del proveedor. Incluso si ambas llegan en el mismo momento, son consideradas normales.
• Operaciones anticipadas
  • Definimos como operaciones anticipadas de ventas, a aquellas en donde primero se emite la factura y posteriormente se remiten los bienes. Esta modalidad es muy utilizada en las empresas de Agronegocios. También en el circuito puede participar presupuestos y notas de pedido.
  • Las operaciones anticipadas de compras, son aquellas donde el proveedor primero nos envía la factura y posteriormente (en general despues de haber recibido nuestro pago), nos envía la mercadería con remitos.

Comprobantes

• Compras
  • Requerimiento: Es el comprobante interno que los sectores de la empresa utilizan para solicitar la compra de productos.
  • Pedido de cotización: Es el comprobante interno por el cual el sector de compras, solicita sus proveedores la cotización de los productos requeridos.
  • Orden de compra: Es el documento por el cual la empresa solicita formalmente a su proveedor, los productos que en ella se mencionan y básicamente definiendo la fecha y lugar de entrega, cantidades, precios y condición de pago
  • Nota de recepción: Se emite este comprobante, cuando son recibidas las mercadería entregadas por el proveedor. En ella se menciona el remito por el cual se entrego la mercadería y se validan las condiciones establecidas en el orden de compra.
  • Factura de compras: Es el documento por el cual el proveedor cobrará las mercaderías entregadas. Debe estar en concordancia con la orden de compra y la nota de recepción.
• Ventas
  • Presupuesto: Documento por el cual informamos al cliente, los valores, cantidades, condiciones de entrega y pago, de los productos solicitados por éste.
  • Nota de pedido: Documento interno, por en el cual detallamos las mercaderías solicitadas por el clientes, respetando las condiciones del presupuesto (si es que lo hubo)
  • Remito: Documento en el que se detallas los productos enviados el cliente, según lo solicitado en la nota de pedido.
  • Factura de ventas: Documento donde figuran los valores de los productos enviados al cliente y que representa el sustento legal para la cobranza.
• Inventarios
  • Ajustes por merma. Documento interno para dar de baja faltantes detectados en el inventario físico.
  • Ajuste por sobrante: Documento interno para dar de alta sobrantes detectados en el inventario físico.
• Producción
  • Parte de producción: Documento interno por el cual se dan de alta los productos terminados o semielaborados, provenientes del proceso productivo.
  • Consumo de materias primas y componentes: Documento interno relacionado directamente al parte de producción, donde se detallan los insumos necesarios (materias primas, componentes, semielaborados, etc), y costos de fabricación, utilizados para crear los productos terminados.

Estas definiciones tal vez no sean las mas formales, pero alcanzan para describir el proceso en general y son tal cual se utilizan en Eternum.

Cuentas contables involucradas

• Bienes de cambio: Se utiliza para imputar las compras de productos y/o materias primas. En Eternum se configura automáticamente en función a la familia a la cual pertenece el producto.
• Resultado por tenencia: Esta cuenta se utiliza para representar los cambios de valoración de un producto de un cierre contable a otro
• Variación de precio: Cuando se valorizan las compras a un único valor en el mes, por ejemplo ultima compra, se pueden producir variaciones de precio entre las demás compras y la última. Ésta cuenta representa las mencionadas variaciones.
• Ventas: Se utiliza para imputar las valores de las ventas de productos, libres de impuestos
• Costo de ventas: Se utiliza para imputar el costo de las mercadería vendidas.
• Diferencia de inventarios: Se utiliza para imputar los ajustes de inventarios, ya sean mermas o sobrantes. Se podrían utilizar dos cuentas para ser mas formales , un para mermas y otra para sobrantes.
• Mercadería pendiente de entregar: Esta cuenta representa las ventas anticipadas, que aun no se han entregado a los clientes, valorizadas según el costo de venta.
• Costo real: Si todas las compras del mes, se valorizan a un único valor, podemos perder noción del valor total de las compras realizadas. Esta cuenta, a nivel saldo, esta siempre en cero, pero el debe de ella representa el valor total de compras realizadas al valor real y no al valor de coste.
• Facturas a recibir: Esta cuenta representa la mercadería recibida en el deposito que aun no ha sido facturada por el proveedor.
• Mercadería en tránsito: Esta cuenta representa los bienes facturados por el proveedores, que aun no nos han sido entregados.
• Mercadería en proceso productivo: Representa las diferencias que pudieran existir (mínimas) entre el costo de producción de los productos terminados y la sumatoria de costos de materias primas y servicio necesarios para fabricarlos.

Compras

El proceso completo de compras puede ser configurado a necesidad del cliente, utilizando requerimiento, pedidos de cotización, ordenes de compras, con aprobación y/o confirmación de los mencionados comprobantes. De todos modos, el comprobante que debemos enfocar para el proceso es la nota de recepción, ya que es la base del costo de los productos.

Operaciones normales

Nota de recepción

La nota de recepción se registra de la siguiente forma:

NOTA DE RECEPCION NORMAL	IMPORTE
Cuenta	Debe	Haber
Bienes de cambio	300,00
a FAR (Proveedor de la mercadería)		300,00
Gastos de Fletes (*)	70,00
a FAR (Proveedor del flete) (*)		70,00

Observaciones:

• En caso de existir un flete a pagar para adquirir la mercadería, podemos ingresarlo en la nota de recepción
• El costo final de la mercadería, será entonces de $ 370, es decir el precio del producto, mas el flete.
• Todos aquellos conceptos que se necesiten para realizar la compra podrán ser afectados (o no) al precio de compra del producto. Para el caso de importaciones, podemos tener varios conceptos que afectan al costo del producto.
• En caso de adquirir mas de un producto, el sistema puede prorratear los conceptos entre cada producto, según diferentes parámetros:
  • Por peso
  • Por volumen
  • Por valoración
  • Por porcentaje de derechos de importación

Factura de compra

La factura de compras, se registra contablemente de la siguiente forma:

FACTURA DE COMPRAS NORMAL	IMPORTE
Cuenta	Debe	Haber
Facturas a recibir	300,00
Variación por tipo de cambio (*)	10,00
Variación valor de compra (*)	15,00
IVA Credito fiscal	68,25
a Proveedores		393,25

Observaciones:

• La variación por tipo de cambio se utiliza si hubiera una diferencia entre el tipo de cambio al momento de la recepción y el tipo de cambio de la factura. Recordemos que la provisión de facturas a recibir, debe quedar en cero.
• La variación de valor de compra, informa desvíos generados por el proveedor entre la orden de compra y la factura. Debería ser una alerta de control interno, ya que el proveedor no cumplió lo que expreso en la orden de compra.
• Las cuentas indicadas con (*), no son necesariamente obligatorias.

Operaciones anticipadas

Factura de compra anticipada

La factura de compras anticipadas, se registra contablemente de la siguiente forma:

FACTURA DE COMPRAS ANTICIPADA	IMPORTE
Cuenta	Debe	Haber
Mercadería en tránsito	300,00
Variación valor de compra (*)	15,00
IVA Credito fiscal	66,15
a Proveedores		381,15

Observaciones:

• La variación de valor de compra, informa desvíos generados por el proveedor entre la orden de compra y la factura. Debería ser una alerta de control interno, ya que el proveedor no cumplió lo que expreso en la orden de compra.
• Las cuentas indicadas con (*), no son necesariamente obligatorias.

Nota de recepción

La nota de recepción se registra de la siguiente forma:

NOTA DE RECEPCION ANTICIPADA	IMPORTE
Cuenta	Debe	Haber
Bienes de cambio	300,00
a Mercadería en transito		300,00
Gastos de Fletes (*)	70,00
a FAR (Proveedor del flete) (*)		70,00

Observaciones:

• Valen las mismas observaciones que para las recepciones normales
• En el caso de compras en moneda extranjera, se puede optar por recibir la mercadería al tipo de cotización de la factura, o correr un [#Proceso de revalúo de mercadería en transito recibida|proceso de revalúo de mercadería en transito recibida]

Control interno

• No puede haber recepciones por compras que no apliquen a una orden de compra o a una factura anticipada.
• Todos los productos deben ser valorizados al momento de la recepción, con la única excepción de la mercadería recibida sin cargo, que deberá ser indicada como tal.
• Las diferencias de precio, por cambios realizados por el proveedor, deben ser indicados en cuentas separadas, para un mejor seguimiento de la efectividad de las compras.
• No se puede recibir mas mercadería que la indicada en la orden de compra, salvo que se indique un porcentaje de tolerancia (muy utilizado para las compras a granel).
• Para medir la eficacia de la compra y la calidad del proveedor, podemos revisar los siguientes puntos:
  • La calidad de la mercadería es correcta ?
  • Se respeto el precio pactado en la orden de compra ?
  • Se recibió la cantidad justa solicitada ?
  • Se respeto la fecha de entrega acordada ?
  • Se factura con la condición de pago establecida en la orden de compra ?

Historial de Cambios

Revisión	Autor	Fecha	Descripción
1	Alberto Yualé	24 de diciembre de 2010	Creación de documento