Proceso de costeo de bienes de cambio

Revisión de 19:19 25 dic 2010

EN DESARROLLO

Introducción

El presente documento detalla el proceso de contabilización de movimientos de inventarios de bienes de cambio, abarcando compras, ventas, ajustes y producción. Es aplicable a la mayoría de empresas que se dedican a la compra-venta de productos y/o a la producción de los mismos. El proceso esta diseñado para ser ejecutado automáticamente a fin de cada periodo de control que establezca la empresa (mensual, cuatrimestral, semestral, anual, etc), y establece puntos de control interno.

Establecimiento de la necesidad

En los más de 20 años de experiencia trabajando con pequeñas y mediana empresa del país, implementado sistemas ERP, detectamos la necesidad de acortar los plazos de emisión de cuadros de resultados reales, para le mejor toma de decisiones. El problema mas grande para lograrlo es la valuación de lo bienes de cambio de la empresa, que representan (en parte) el costo de los bienes vendidos. En Master Solutions, desarrollamos e implementamos con éxito, un proceso de costeo automático, que es independiente de la forma de valuación de los productos que haya seleccionado al empresa, y que abarca diferentes formas de comercialización.

Objetivos

• Obtener a fin de cada período de control contable, un reporte de gestión de inventarios valorizado, que concuerde con los datos contables expresado en las cuentas que representan bienes de cambio y de esta forma poder obtener un resultado operativo en dicho periodo,
• Establecer un mecanismo para obtener la deuda real mantenida con los proveedores, por la adquisición de bienes de cambio y/o materias primas.
• Determinar la rentabilidad contable de las ventas, en funaión al costo contable de los bienes y no en función al costo comercial de los mismos.
• Observar estos objetivos, en la contabilidad, y no como simples reportes de gestión.

Ejemplo planteado

El ejemplo a tener en cuenta, contempla una empresa que comercializa productos, los cuales adquiere en pesos, dólares o cualquier otra moneda extranjera. También produce algunos de ellos, y la modalidad de compra y venta puede contener operaciones anticipadas. Solo para el ejemplo, no tendremos en cuenta comprobantes como, presupuestos, notas de pedidos, requerimientos, pedidos de cotización, ya que si bien son importantes para el control interno, no son tan importantes a la hora del costeo de productos. De todos modos haremos referencia a ellos según nos sea necesaria.

Definiciones

• Operaciones Normales
  • Definimos como operaciones normales de ventas, a aquellas en donde en el proceso básicamente es primero se remite y luego se factura, con variantes de emisión de presupuesto, nota de pedido, etc.
  • Las operaciones normales de compras, son aquellas donde se recibe primero la mercadería y luego la factura del proveedor. Incluso si ambas llegan en el mismo momento, son consideradas normales.
• Operaciones anticipadas
  • Definimos como operaciones anticipadas de ventas, a aquellas en donde primero se emite la factura y posteriormente se remiten los bienes. Esta modalidad es muy utilizada en las empresas de Agronegocios. También en el circuito puede participar presupuestos y notas de pedido.
  • Las operaciones anticipadas de compras, son aquellas donde el proveedor primero nos envía la factura y posteriormente (en general despues de haber recibido nuestro pago), nos envía la mercadería con remitos.

Comprobantes

• Compras
  • Requerimiento: Es el comprobante interno que los sectores de la empresa utilizan para solicitar la compra de productos.
  • Pedido de cotización: Es el comprobante interno por el cual el sector de compras, solicita sus proveedores la cotización de los productos requeridos.
  • Orden de compra: Es el documento por el cual la empresa solicita formalmente a su proveedor, los productos que en ella se mencionan y básicamente definiendo la fecha y lugar de entrega, cantidades, precios y condición de pago
  • Nota de recepción: Se emite este comprobante, cuando son recibidas las mercadería entregadas por el proveedor. En ella se menciona el remito por el cual se entrego la mercadería y se validan las condiciones establecidas en el orden de compra.
  • Factura de compras: Es el documento por el cual el proveedor cobrará las mercaderías entregadas. Debe estar en concordancia con la orden de compra y la nota de recepción.
• Ventas
  • Presupuesto: Documento por el cual informamos al cliente, los valores, cantidades, condiciones de entrega y pago, de los productos solicitados por éste.
  • Nota de pedido: Documento interno, por en el cual detallamos las mercaderías solicitadas por el clientes, respetando las condiciones del presupuesto (si es que lo hubo)
  • Remito: Documento en el que se detallas los productos enviados el cliente, según lo solicitado en la nota de pedido.
  • Factura de ventas: Documento donde figuran los valores de los productos enviados al cliente y que representa el sustento legal para la cobranza.
• Inventarios
  • Ajustes por merma. Documento interno para dar de baja faltantes detectados en el inventario físico.
  • Ajuste por sobrante: Documento interno para dar de alta sobrantes detectados en el inventario físico.
• Producción
  • Parte de producción: Documento interno por el cual se dan de alta los productos terminados o semielaborados, provenientes del proceso productivo.
  • Consumo de materias primas y componentes: Documento interno relacionado directamente al parte de producción, donde se detallan los insumos necesarios (materias primas, componentes, semielaborados, etc), y costos de fabricación, utilizados para crear los productos terminados.

Estas definiciones tal vez no sean las mas formales, pero alcanzan para describir el proceso en general y son tal cual se utilizan en Eternum.

Cuentas contables involucradas

• Bienes de cambio: Se utiliza para imputar las compras de productos y/o materias primas. En Eternum se configura automáticamente en función a la familia a la cual pertenece el producto.
• Resultado por tenencia: Esta cuenta se utiliza para representar los cambios de valoración de un producto de un cierre contable a otro
• Variación de precio: Cuando se valorizan las compras a un único valor en el mes, por ejemplo ultima compra, se pueden producir variaciones de precio entre las demás compras y la última. Ésta cuenta representa las mencionadas variaciones.
• Ventas: Se utiliza para imputar las valores de las ventas de productos, libres de impuestos
• Costo de ventas: Se utiliza para imputar el costo de las mercadería vendidas.
• Diferencia de inventarios: Se utiliza para imputar los ajustes de inventarios, ya sean mermas o sobrantes. Se podrían utilizar dos cuentas para ser mas formales , un para mermas y otra para sobrantes.
• Mercadería pendiente de entregar: Esta cuenta representa las ventas anticipadas, que aun no se han entregado a los clientes, valorizadas según el costo de venta.
• Costo real: Si todas las compras del mes, se valorizan a un único valor, podemos perder noción del valor total de las compras realizadas. Esta cuenta, a nivel saldo, esta siempre en cero, pero el debe de ella representa el valor total de compras realizadas al valor real y no al valor de coste.
• Facturas a recibir: Esta cuenta representa la mercadería recibida en el deposito que aun no ha sido facturada por el proveedor.
• Mercadería en tránsito: Esta cuenta representa los bienes facturados por el proveedores, que aun no nos han sido entregados.
• Mercadería en proceso productivo: Representa las diferencias que pudieran existir (mínimas) entre el costo de producción de los productos terminados y la sumatoria de costos de materias primas y servicio necesarios para fabricarlos.
• Apropiaciones: Representa las parte de gastos necesarios para producir productos terminados, que van al costo de éstos.

Compras

El proceso completo de compras puede ser configurado a necesidad del cliente, utilizando requerimiento, pedidos de cotización, ordenes de compras, con aprobación y/o confirmación de los mencionados comprobantes. De todos modos, el comprobante que debemos enfocar para el proceso es la nota de recepción, ya que es la base del costo de los productos.

Operaciones normales

Nota de recepción

La nota de recepción se registra de la siguiente forma:

Observaciones:

• En caso de existir un flete a pagar para adquirir la mercadería, podemos ingresarlo en la nota de recepción
• El costo final de la mercadería, será entonces de $ 370, es decir el precio del producto, mas el flete.
• Todos aquellos conceptos que se necesiten para realizar la compra podrán ser afectados (o no) al precio de compra del producto. Para el caso de importaciones, podemos tener varios conceptos que afectan al costo del producto.
• En caso de adquirir mas de un producto, el sistema puede prorratear los conceptos entre cada producto, según diferentes parámetros:
  • Por peso
  • Por volumen
  • Por valoración
  • Por porcentaje de derechos de importación

Factura de compra

La factura de compras, se registra contablemente de la siguiente forma:

Observaciones:

• La variación por tipo de cambio se utiliza si hubiera una diferencia entre el tipo de cambio al momento de la recepción y el tipo de cambio de la factura. Recordemos que la provisión de facturas a recibir, debe quedar en cero.
• La variación de valor de compra, informa desvíos generados por el proveedor entre la orden de compra y la factura. Debería ser una alerta de control interno, ya que el proveedor no cumplió lo que expreso en la orden de compra.
• Las cuentas indicadas con (*), no son necesariamente obligatorias.

Operaciones anticipadas

Factura de compra anticipada

La factura de compras anticipadas, se registra contablemente de la siguiente forma:

Observaciones:

• La variación de valor de compra, informa desvíos generados por el proveedor entre la orden de compra y la factura. Debería ser una alerta de control interno, ya que el proveedor no cumplió lo que expreso en la orden de compra.
• Las cuentas indicadas con (*), no son necesariamente obligatorias.

Nota de recepción

La nota de recepción se registra de la siguiente forma:

Observaciones:

• Valen las mismas observaciones que para las recepciones normales
• En el caso de compras en moneda extranjera, se puede optar por recibir la mercadería al tipo de cotización de la factura, o correr un proceso de revalúo de mercadería en transito recibida

Control interno

• No puede haber recepciones por compras que no apliquen a una orden de compra o a una factura anticipada.
• Todos los productos deben ser valorizados al momento de la recepción, con la única excepción de la mercadería recibida sin cargo, que deberá ser indicada como tal.
• Las diferencias de precio, por cambios realizados por el proveedor, deben ser indicados en cuentas separadas, para un mejor seguimiento de la efectividad de las compras.
• No se puede recibir mas mercadería que la indicada en la orden de compra, salvo que se indique un porcentaje de tolerancia (muy utilizado para las compras a granel).
• Para medir la eficacia de la compra y la calidad del proveedor, podemos revisar los siguientes puntos:
  • La calidad de la mercadería es correcta ?
  • Se respeto el precio pactado en la orden de compra ?
  • Se recibió la cantidad justa solicitada ?
  • Se respeto la fecha de entrega acordada ?
  • Se factura con la condición de pago establecida en la orden de compra ?

Ventas

Si bien el proceso completo de ventas puede incluir la utilización de presupuestos, notas de pedido, con sus correspondientes aprobaciones y/o autorizaciones, para el proceso que estamos revisando, el comprobante a analizar es la factura y en el caso de las ventas anticipadas, la factura y el remito.

Operaciones normales

Factura de ventas normal

La factura de ventas, se registra contablemente de la siguiente forma:

Observaciones:

• Al momento de crear la factura, el sistema realiza solo la parte del asiento que refleja la venta.
• Al momento de lanzar el proceso de asiento de costo de venta y variaciones de precio el sistema agrega al final los renglones referentes al costo.
• Esta forma de trabajo, permite ver en la misma factura el margen bruto de ventas, de forma muy sencilla.

Operaciones anticipadas

Factura de ventas anticipada

La factura de ventas anticipada, se registra contablemente de la siguiente forma:

Observaciones:

• Valen las mismas observaciones que para la factura de venta normal
• Notese la diferencia con la factura normal, en cuanto a la baja de la mercadería. En este caso se utiliza en cuanta reguladora del activo (Mercadería pendiente de entregar), ya que la misma aun no fue entregada.

Remito entrega de mercadería

El remito de entrega de mercaderías, se registra contablemente de la siguiente forma:

Observaciones:

• Si la entrega de la mercadería se produce en el mismo periodo contable, no existirá un revalúo de la mercadería pendiente de entregar.
• Por el contrario, si se produce un periodo diferente y el costo del producto cambió, se debe revaluar la mercadería pendiente de entregar.

Ajustes de inventarios

Los ajustes de inventarios se pueden dar por varios motivos, lo importante es que siempre genera una baja o alta en bienes de cambio. La cuenta de contrapartida (de resultado), la podemos resumir en Diferencia de inventarios, pero puede ser reemplazada por alguna otra que represente exactamente el porque del ajuste, como por ejemplo robo de mercadería, decomiso, etc

Ajuste por merma

El ajuste por merma se contabiliza de la siguiente forma:

Ajuste por sobrante

El ajuste por sobrante se contabiliza de la siguiente forma:

Control interno

• Como los ajustes representan pérdidas (o ganancias) directas al cuadro de resultados sin mediación de un proceso de control, es importante establecer un punto de autorización del ajuste, de modo tal que esta que esta no sea realizada, el ajuste no tiene validez.
• Se desprende del punto anterior, que la cierre de un periodo contable, no deben existir ajustes pendientes de autorizar, es decir se debe tomar una decisión, se autoriza o se elimina el ajuste.
• No se pueden hacer ajustes por sobrantes de mercadería que nunca se compró o fabricó, ya que no existe un documento contable que sustente su costo. En caso de ocurrir un situación de éste tipo (por error u omisión), se debe ingresar al sistema un costo manual, con una referencia que indique como se estableció el costo del producto.

Producción

La producción de bienes, en lo que respecta al movimiento de inventarios, ocupa generalmente dos comprobantes (pueden ser varios mas). Uno, el parte de producción y otro el consumo de materias primas. Los otros comprobantes, pueden estar referidos al scrap de producción, que puede ser positivo, negativo o retornable.

Consumo de materia prima

El consumo de materia prima se contabiliza de la siguiente forma:

Observaciones:

• La apropiación de gastos representan gastos que la empresa realiza para poder fabricar los productos terminados, como ser mano de obra, energía eléctrica, mantenimiento preventivo, etc.
• M.P. significa materias primas

Parte de producción

El parte de producción realiza el siguiente asiento contable:

Observación:

• P.T significa producto terminado
• Puede que en la realidad la cuenta mercadería en procesos productivos no quede en cero, pero la diferencia debería ser mínima, debido a redondeos.

Control interno

• Todos los productos a fabricar deberían tener su correspondiente planilla de costos donde consta el costo estándar del producto

Procesos de cierre de costo

Determinación del costo de producto y revalúo

Este primer proceso, recorre todos los productos del catalogo y los separa en:

• Simples: Productos comunes comprados, y
• Complejos: Productos fabricados, cuyo costo depende de la composición del mismo

Para cada producto, se fija en como se valúa y aplica su formula. Los tipos de valuaciones pueden ser los siguientes:

• Ultima compra: Representa el costo de la ultima compra realizada del producto
• Estándar: Para los productos fabricados, es el costo según se detallo en el apartado de producción. Para productos importados, se tiene en cuenta el valor FOB, mas todos los gastos de nacionalización.
• Promedio ponderado: Es el promedio de costos, ponderado en función a las cantidades adquiridas.
• FIFO PPP: Representa el costo promedio de las ultimas compras que conforman el stock existente.

Reprocesos de partes de producción

Reprocesos de ajustes de inventario

Ajuste devolución a proveedores

Proceso de revalúo de mercadería en transito recibida

Asiento de costo de venta y variaciones de precio

Cierre mensual de stock

Historial de Cambios