Cobranzas de facturas en moneda extranjera con valores diferidos
Introducción
El presente documento detalla los pasos a seguir para la cancelación de facturas expresadas en U$S, con valores entregados por los clientes a fecha.
La idea general en recibir el valor del cliente como anticipo (no cancelar deuda).
Posteriormente, hacer una aplicacion provisoria, para poder reflejar rapidamentes indicadores como plazo medio de cobranzas, poder determinar que facturas quedan pendientes, etc.
Por último, aplicar definitivamente la factura al momento de la acreditación del valor y generar las notas de debito o crédito por diferencia de tipo de cambio, segun sea necesario.
Existen otros métodos para realizar esta operación, pero esta es la que más claridad otorga al cliente.
Ejemplo Planteado
Supongamos una factura de U$S 100, es ingresada al sistema a un tipo de cambio 1 U$S = $3. Luego, el cliente paga $ 350 para aplicar a la factura, con un cheque a 60 días. Al momento de pagar el dólar estaba $3,5 Para terminar, al momento de acreditar el valor, el dólar paso a $4, por lo tanto el cliente en realidad pago U$S 87,50 de la factura de U$S 100.
Registración de la Factura de ventas
La factura de ventas se registra, contablemente, de la siguiente forma:
FACTURA | PESOS | DOLARES | ||
Cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
Deudores por ventas | 300,00 | 100,00 | ||
a Ventas de mercaderias | 247,93 | |||
a IVA Débito fiscal 21% | 52,07 |
Si bien la contabilidad se expresa en $ (pesos), nos queda un registro de la deuda total en U$S. Cabe aclarar que el sistema hace el asiento contable completo en dólares, pero por simplificación, solo mostramos en esa moneda, la deuda del cliente.
Anticipo
Luego, el cliente procede a emitir un valor para la cancelación de la factura, pero la cotización del dólar paso de $3,00 a $3,50. El ejemplo vale igual si el dólar no hubiese sufrido modificaciones. La contabilización del anticipo es de la siguiente forma:
ANTICIPO | PESOS | DOLARES | ||
Cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
Valores a depositar | 350,00 | |||
a Anticipos de clientes | 350,00 |
Aplicación del Anticipo
El sector de atención al cliente, luego de ingresar el anticipo, lo pasa al sector de cobranzas para que aplique el anticipo a la factura en cuestión, realizando el siguiente asiento contable:
APLICACION DE ANTICIPO | PESOS | DOLARES | ||
Cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
Anticipo de clientes | 350,00 | |||
a Deudores por ventas | 300,00 | |||
a Diferencia de cambio pendiente | 50,00 |
- Por medio de este comprobante, la factura queda aplicada, provisoriamente, hasta la efectiva acreditación del valor.
- Cabe destacar que no haremos una nota de debito financiera al cliente por los $50.
- Es importante destacar que la diferencia de cambio es pendiente, porque aun no se ha acreditado el valor recibido.
Nota: Analizar si este recibo de ingresos es visible o no en el resumen de cuenta.
Re-aplicación: Caso 1: Suba del tipo de cambio
Por último, se acredita el valor. El proceso realiza las siguientes tareas:
- Revertir el asiento contable realizado por la primera aplicación,
- Liberar la factura de la aplicación realizada, y
- Generar un nuevo comprobante que aplique a la factura.
El asiento contable completo, queda de la siguiente forma:
RE-APLICACION DE ANTICIPO | PESOS | DOLARES | ||
Cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
Deudores por ventas | 300,00 | |||
Diferencia de cambio pendiente | 50,00 | |||
a Anticipo de clientes | 350,00 | |||
Anticipos de clientes | 350,00 | |||
a Deudores por ventas | 262,50 | 87,50 | ||
a Diferencia de cambio a emitir | 87,50 |
- Si bien se podria simplificar el asiento contable, de ésta forma queda mas claro y además nos sirve en el caso del que el valor sea rechazado.
- El saldo en $ del cliente es: $ 37,50
- El saldo en U$S del cliente es: U$S 100 - U$S 87,50 = U$S 12,50 (por $3 = 37,50)
- En este caso, el anticipo que recibimos del cliente, "cubre" menos dólares que los de la factura, y es por ello que queda una deuda en U$S por cancelar.
Re-aplicación: Caso 2: Tipo de cambio mayor a la factura y menor que el anticipo.
Siguiendo con el mismo ejemplo, que pasa si el tipo de cambio a la fecha de vencimiento es mayor al de la factura original, pero menor al del momento del cobro?
Para el ejemplo el tipo de cambio es $3,20
RE-APLICACION DE ANTICIPO | PESOS | DOLARES | ||
Cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
Deudores por ventas | 300,00 | |||
Diferencia de cambio pendiente | 50,00 | |||
a Anticipo de clientes | 350,00 | |||
Anticipos de clientes | 320,00 | |||
a Deudores por ventas | 300,00 | 100,00 | ||
a Diferencia de cambio a emitir | 20,00 |
- Como podemos ver, al cliente le queda un saldo acreedor de $30,00, proveniente de la cuenta Anticipos de clientes.
- Tanto la cuenta en Pesos como la cuenta en Dólares, queda con saldo cero.
Re-aplicación: Caso 3: Tipo de cambio menor al de la factura
Siguiendo con el mismo ejemplo, que pasa si el tipo de cambio a la fecha de vencimiento del valor, es menor al de la factura original?
Para el ejemplo el tipo de cambio es $2,80
RE-APLICACION DE ANTICIPO | PESOS | DOLARES | ||
Cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
Deudores por ventas | 300,00 | |||
Diferencia de cambio pendiente | 50,00 | |||
a Anticipo de clientes | 350,00 | |||
Anticipos de clientes | 280,00 | |||
Diferencia de cambio a emitir | 20,00 | |||
a Deudores por ventas | 300,00 | 100,00 |
- En este caso, se emitirá una nota de crédito (financiera) y en la cuenta de Anticipos de clientes, quedaran los $70 acreditados.
- Para los dos últimos ejemplos, en el caso de que se quieran reconocer dolares al clientes, se deberá generar un comprobante Nota de crédito, valuado en dolares.
Cheque rechazado
Suponiendo que al momento de la acreditación del valor, éste resulta ser rechazado por el banco (o nos los devuelve un proveedor), deberemos proceder de la misma forma, solo que la re-aplicación realizará las siguientes tareas:
- Revertir el asiento contable realizado por la primera aplicación,
- Liberar la factura de la aplicación realizada.
RE-APLICACION DE ANTICIPO | PESOS | DOLARES | ||
Cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
Deudores por ventas | 300,00 | |||
Diferencia por tipo de cambio pendientes | 50,00 | |||
a Anticipo de clientes | 350,00 |
Nota de debito / Nota de crédito
La nota de debito o credito financiera, es aquella que sirve para equiparar en pesos, el monto original de la factura y los pesos pagados por el cliente. Este comprobante, en caso de ser un débito, no debe ser abonado por el cliente y en caso de ser un crédito, no debe ser considerado por el cliente como un saldo a su favor.
Sirve solo a los efectos contables e impositivos. Vemos un ejemplo de nota de debito, segun el Caso 1 de re-aplicación.
FACTURA | PESOS | DOLARES | ||
Cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
Diferencia de cambio a emitir | 87,50 | |||
a Diferencia de cambio | 72,31 | |||
a IVA Débito fiscal 21% | 15,19 |
Comentarios finales
- La ventaja de esta metodologia, es la claridad del proceso, ya que al cliente, solo se le entrega un comprobante financiero, por la diferencia de tipo de cambio.
- Si aplicamos inicialmente en forma definitiva, al momento de la acreditación del valor, deberiamos realizar una nota de debito en dolares, que el cliente sí deberá abonar, haciendo mas compleja la explicación y los movimientos.
Historial de Cambios
Revisión | Autor | Fecha | Descripción |
1 | Alberto Yualé | 10 de diciembre de 2010 | Creación de documento |